こんにちは。
しゅーへいです。
今回は、
【仕事が終わらない！】リモートワークを効率化する方法を伝授
についてお話ししていこうと思います。
正直リモートワークって、
「サボりてぇえ！！」って時ないですか？
なんと今日からあなたもサボれます。やることやればサボっていいと思います。
だってやることやってますから。
怒られない程度に程よくサボる。が特に社内評価も下がらず最高です。
ちゃんと義務教育を学んで生きて根がしっかりしているあなたは、
周りに合わせて仕事して、8時間は勤務しないといけないと体に染み込まされているわけです。
前は介護職で接客をする仕事だったので、
8時間以上フルで働いていました。
ですが、Web系に転職して気付きました。
「リモートワーク、サボれるんじゃね？と。」
もちろん
「出勤しまーす！」と言ってパソコンを開いたまま、二度寝したりとか、
netflix、アマプラを見てサボるとかそういうわけでは無いのですよ。
でもなかなか仕事って終わらないんですよね。。
リモートワークだし、家だから集中できないなどあるかとおもいます。
そこで効率化をあなたに伝授します。
効率化できるものは
・睡眠
・仕事テクニック
・資料作成、メールなどの雑務
この3つで可能です。
仕事自体には関係ないですが、睡眠が一番重要です。
テクニックがしりたいんだ！
と思う方に、まず業務効率化を伝授していきます。
仕事テクニックとして、
・シングルタスクで行く
・優先順位を付ける
・後回しにしたい仕事ほど先にやる(メール、簡単な仕事以外)
シングルタスクで行く
これはAの仕事やって、Bの仕事、またAに戻るをするというわけではなく、
Aの仕事をすると決めたら終わるまで行う。
次にBにいくというのが重要。
中途半端に進めて終わると、
・あれどこからあるんだっけ。
・終わりが見えない
・脳が追いつかない
などデメリットしかないので、緊急な仕事が横から入らない限りは、
しっかりと1つの仕事終わらせてから、次に進みましょう。
よくベンチャー企業で、緊急な仕事ばかりを降らせてくる上司がいる場合は、
「これがいつまでに終わるから、終えてからでもいいですか。」
と伝えるのも手です。
残業が増すばかりなのと、どうしても頼りすぎで、
自分に比重がかかっている時は断ることも重要です。
優先順位を付ける
優先順位を付けることに関しては、
全体のタスクを記述することが重要です。
自分はNotionというツールを使用して、ホームページ作成なら、
どの工程がまだ済んでいないかを記して、
終わったものはドラッグアンドドロップする。ように見える化しています。
これはとくに納期がある仕事や、
仕事内容や流れをまだ掴めていない方に有効です。
「今この仕事に手をつけているけれど、これは果たして今なのか…？」
と毎回自分に問うことが重要なんです。
これこそが、優先順位良く行っていく秘訣になります。
優先順位をつけず、仕事をしてしまうと、、、
・残業が続く
・仕事できない自分にイライラ
・どんどん仕事がたまりストレス
・睡眠が少なくなる
・疲労が増す
など疲労が残った状態で脳みそがフル回転しないまま
仕事して悪循環になってしまいます。
今すべき仕事をしっかりと行って、余裕のある仕事を行なっていきましょう。
資料作成の効率化
資料作成の仕事という一番無駄な時間ってやってきますよね。
「クライアントに説明するために資料を使うための資料作って。」
とかマジ無駄じゃん、、と思うわけですよ。
じゃあマジ無駄と思えるのなら、あなたは優秀です。
ほんと無駄ですから。
だったら先輩が過去作成した今までの有益な資料をパクればいい。
資料を今までに1000ページは作ってきました。
パクるところは以下です。
・レイアウト
・文字配列、フォント
・デザイン、吹き出し
大切なことが1次提出次は6割で提出すること。
とくに「みやすいレイアウトはどうしようか。」
と迷うのですが、
資料 PowerPointまたは Googleスライド
で作成した資料を見ながら話を聞いても、中身8割、表2割しかみていません。
発表してここが良かった。
わかりにくかったなどフィードバックを頂きながら資料改善をすればいいのです。
資料をこだわって作った20ページでも、発表は10分もないはず。
そのためにスピードよく資料を作成するために伝える手順をお教えします。
サービス導入の資料作成場合
・ご提案
・結論
・その提案がどういう悩みを解決するのか
・今までの実績、過去論文があれば。(証拠となるもの)
・商品、サービス、提案の具体的説明
・再度その悩みを解決することを伝える
・終わり
ここで求められるのはサービス説明までに興味を示してくれるか、
そこが重要になる資料となる。
[販促戦略の場合]
・現状分析
・現状を打破する改善提案
・改善提案実施した予測数値を伝える
<それに至るまでを論理的に話す流れ>
・市場分析
・競合分析
・自社分析、4P分析
・STP分析
・ペルソナ設定
・カスタマージャーニーマップ
・USPの選定
・マーケティングスケジュール
・スケジュール通りに行った予測改善数値
・フェルミ推定から予測数値を割り出す(必須ではない)
・再度結論→ご提案
・終わり
この型で説明すれば相手にも納得のいく説明が可能です。
ただ販促戦略はゴールがない分、
リサーチ対象を具体的にするため、ピンポイントにする必要があります。
・こうすれば伸びるのではないか。
・きっとそうなるはず
と仮説思考を行った上で、資料作成を行うのが論点もブレず、
リサーチもしすぎるということがなくなり、無駄が省けます。
マーケティングに関しては、つまづいたらチームの人に話して、
分析の理論があっているなども確認するために文字だけ入れてOKができたら
デザイン込みで作成しましょう。
次はメールに関してです。
一番重要なのは、
メールを8時間のうちずっと気にしないこと。
・社内メール
・クライアントメール
・発注先からのメール
などあるかと思います。
でもずっと通知オンにして気にしている人がいますが
通知オンで仕事する人は、一番非効率。
気になるし、仕事できない人の典型例だと思ってる。
私にとってのメールを見る時間帯ルール
基本的に、今返すべきものだけ返す。
・朝一番ではみないで、昼食前に1回だけ見る。
・16時に再度みて、それを返す。
・16時以降は通知オンでもいいので、返す体制を整える。
・退勤時にはメールを残さない。
これらのルールを徹底することで自分の返す時が決まっていて、
しなければいけない仕事に集中できるようになります。
だから大半の仕事が、メールや電話に奪われているのですよね。
メールは丁寧な言葉を書きすぎない。
丁寧にしすぎると、言いたいことが伝わりにくくなります。
それとこの敬語は本当にこうなんだっけと気構えていると1通送るのに、
1時間は平気でかかってしまいますよ。
海外のエンジニアと英語で質問する時は、
・結論先に言う
・できるのか、できないのか。を伝える
・質問内容を実現するにはこうする。
が端的に書かれていてわかりやすく短文で伝えてきます。
・短文を意識
・結論を先に述べる
これだけでメールが見やすく嬉しいと感じてくれます。
敬語がどうだのは、もう終わってきている時代なのかなと思います。
質問に受け答えするメール
質問に聞かれたことに対して、基本こちらで調べないようにしています。
優しく伝えますが、相手にググることを間接的に伝えましょう。
・Google検索にて「〇〇 悩み」で検索
・1-5検索の中に答えが出てきました。
・そのリンクの要約をメールで伝える。
・次からはメールだと大変かと思いますので、すぐに解決できるように検索も工夫して行ってみてください。
・どうしてもやってみても調べても解決しない場合は、お聞きください。
など促すようにしましょう。
例文はこちら
質問：「Googleドライブの共有をできるようにしたいです。」
どうすればよろしいでしょうか。
私：「Googleドライブ内のファイル選択→
右クリック→共有を開いて、リンクを知っている全員に変更にするとフォルダが共有されます。
こちらは[Googleドライブ 共有 方法]で調べると1番目に解決方法が検索表示に出ますので、
次回から[出来ないこと+方法、どうすればいいかわからない。]と調べると回答がでますので、
一度検索してもわからない場合にご連絡ください。」
サービスは提供するけれど、基本なんでも屋ではないです。
やってみてダメだった場合のみ優しく対応しましょう。
そうしないと、質問の受け答えだけで日が暮れますよ。
メールは基本ショートカットに入れましょう。
「お世話」と入れたら、
お世話になっております。(なります)
〇〇株式会社のしゅーへいです。
よろしくお願い申し上げます。
しゅーへい
まで自動入力してくれるようにしています。
Windows、Macの設定にてショートカット入力が可能です。
身体面
え、身体面？と思うかもしれないですが、
これが基盤として超重要。
脳の活性化無くして、作業効率化なんて図れないんですよ。
自分がやることは3つ
① 水分をたくさん飲む
② 昼食に炭水化物を極力摂らない。
③ 運動をする。
④ 昼寝を行う。
⑤ 睡眠の質を高くする。
①水分をたくさん飲む
体内の6割が水分でできている。
その2%の水分がなくなると、集中力、記憶力に影響すると言われています。
“イースト・ロンドン大学とウェストミンスター大学の研究者たちは、
知的作業に集中する前に約0.5lの水を飲んだ人は、飲まなかった人と比べて、14％反応時間が速くなることを発見した。”
とあるように水分を多く摂取することで血流が良くなって、
脳へ血が回るようになり、通常よりも気持ち集中力が増します。
②昼食に炭水化物を極力摂らない。
昼食には炭水化物を摂らないことで、著しい血糖値の上昇を防ぎ、
血糖値が下降することで眠くなると言われています。
そのために昼食は
・抜きにする。
・アーモンドを摂取する。
・豆腐、サラダチキン、納豆、サラダ、ゆで卵、魚肉ソーセージなどにする。
これらは低糖質、高タンパクであるので、
太りにくい要素もあります。
それでいて集中できるのですから、今日から少しずつ変えてみることをお勧めします。
③ 運動をする。
運動をすることで記憶力の向上や、モチベーションの向上に繋がって、
集中力よりも、やる気に満ち溢れることが可能です。
④ 昼寝を行う
パワーナップとも呼ばれており、15-26分のお昼寝をすることで、
文献調べる。
⑤ 睡眠の質を高くする。
睡眠が一番重要なんです。
睡眠を適度にかつ、効率の良い睡眠を行うことでスッキリ感に違いが出ます。
自分がやっていることは
・貧血防止のための、亜鉛を摂取する
・運動を適度に行う
・朝起きたら散歩、HIITを行う。
・食べすぎない
他にもありますが、キリがないので特に行っていることを挙げました。
やはり睡眠が欠けていると、1日中ぼーっとしたり、
結果仕事も遅くなるしで、良いことなんてないんですよね。
とはいえそれでもなかなか寝付けないという悩みもありまして。。
そこで自分が目につけたのがこの商品です。
ブレインスリープピロー
これって33,000円とすごく高いのですが、
中がスケスケになっていて、脳を冷やすことで最初の90分の睡眠の質をあげる枕です。
枕に熱気がこもっていると、脳が温まり、質の向上には繋がらないとのこと。
ですが、この枕なら
・柔らかい素材であるため、自分の頭に合う。
・脳を冷やして睡眠の質を向上
・長く寝すぎるということがない
の良いことづくめです。
これは本当に買ってよかったです。
この枕を手に入れてからはすぐ眠れるようになったし、
睡眠への意識も変わりました。
過去に試行錯誤して、睡眠の質を改善しようとしましたが結果叶わなかったです。
運動して疲れて眠る作戦もとって、一時期は続きましたが、
なかなか毎日運動の習慣って続かないし、次の日結局疲れて寝過ぎて、
夜眠れない。などの負のサイクルに入ってしまうわけです。
そうなっている人には、ぜひこのブレインスリープピロー
いかがでしょうか。
ぜひ手に取ってみてくださいね。
今日も読んでくださってありがとうございました！
ではっ。